В понятие «представительские расходы» Налоговый кодекс включает затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества (п.2 ст.264 НК РФ). Так, уменьшить базу по налогу на прибыль можно на стоимость завтрака, обеда или другого подобного мероприятия. Иными представительскими издержками считают расходы на доставку партнеров к месту проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков, которые не состоят в штате компании.
А вот суммы, потраченные на проживание компаньонов в гостинице, прямо не поименованы в составе представительских затрат, поэтому они не уменьшают облагаемую прибыль фирмы (письмо Минфина от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235 было опубликовано в приложении «Нормативные документы» № 10, 2007). Поскольку данное мнение налоговикам только на руку, то они его и не оспаривают, мало того – однозначно поддерживают (письмо УФНС по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271). Правы ли в данном случае представители финансового и налогового ведомств?

Возражения арбитров
Однозначно обвинить чиновников в заблуждении нельзя. Вместе с тем суды при рассмотрении данного вопроса зачастую встают на сторону организаций, несколько иначе трактуя положения ст.264 Налогового кодекса. Служители Фемиды считают, что в составе представительских следует отражать расходы на гостиничное обслуживание партнеров, а в это понятие входит как их питание, так и проживание (постановление ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 г. № КА-А40/12097-04).
Аналогичное решение содержится и в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 22 сентября 2004 г. № 09-1562/04-АК. В ходе рассмотрения этого дела судейство посчитало целесообразным обратиться за толкованием слова «обслуживание» к Гражданскому кодексу, поскольку в налоговом законодательстве определения данного понятия нет. Итак, согласно п.1 ст.264 Кодекса «обслуживанием» считается в том числе и гостиничное обслуживание. Арбитры сделали вывод, что затраты на проживание в отеле можно включить в состав представительских расходов.
Несмотря на общность выносимых вердиктов, их обоснование у различных судей разное. Например, ФАС Уральского округа разрешил учесть в целях налогообложения затраты на оплату проживания в гостинице компаньонов на основании пп.49 п.1 ст.264 Кодекса, в котором речь идет о «других расходах, связанных с производством и реализацией» (постановление от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7).

Неуравновешенные весы

К сожалению, судьба представительских расходов до сих пор окончательно не решена. В связи с этим, выбор при принятии решения по данному вопросу остается за фирмой, как говорится, действовать предстоит на свой страх и риск.
В любом случае компании стоит позаботиться о том, чтобы подобные затраты отвечали всем требованиям, предусмотренным п.1 ст.252 Налогового кодекса: они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Не помешает оформить документ, в котором будет отражена договоренность участников переговоров о распределении затрат, к примеру, гарантийное письмо о том, что все они лежат на плечах принимающей стороны.
Образцом хорошей подготовленности к судебному разбирательству может послужить некая организация, получившая защиту арбитров в связи со следующими обстоятельствами:
– фирма в своем письме гарантировала прием и проживание членов делегации в период переговоров;
– представительские расходы были предусмотрены приказом об учетной политике;
– смета расходов утверждалась протоколом общего собрания акционеров.
Вышеперечисленные документы позволили служителям Фемиды сделать вывод о правомерности включения трат на гостиничное обслуживание в состав представительских (постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 мая 2004 г. № А56-21571/03).